Le calendrier de préparation : mai à septembre 2026
Checklist en 30 points pour le bureau
Section 1 : Assemblée Générale annuelle (mai-juin)
Fixer la date de l'AG
Choisir une date entre fin mai et mi-juin, un samedi de préférence pour maximiser la présence. Vérifier que la salle communale est disponible.
Préparer l'ordre du jour
Rapport moral du président, bilan financier de la saison écoulée, vote du compte de résultat, vote du budget prévisionnel 2026-2027, fixation du montant des cotisations, élections éventuelles, questions diverses.
Envoyer les convocations
Au moins 15 jours avant l'AG (vérifier vos statuts). Inclure : date, heure, lieu, ordre du jour, et le bilan financier en pièce jointe.
Préparer le bilan financier
Compte de résultat de la saison 2025-2026 : recettes (cotisations, manifestations, subventions), dépenses (FDC, assurance, fourrage, AG, lâchers), résultat net. Voir notre guide du trésorier.
Établir le budget prévisionnel 2026-2027
Estimer recettes et dépenses pour la nouvelle saison. Prévoir une marge de sécurité de 5 à 10 %.
Tenir le procès-verbal de l'AG
Rédiger le PV pendant ou juste après la séance. Le faire signer par le président et le secrétaire. Conserver dans le registre officiel.
Section 2 : Cotisations et finances (mai-juillet)
Mettre à jour le fichier actionnaires
Vérifier les coordonnées (mail, téléphone, adresse), les statuts (actif, invité, jeune chasseur), les départs et nouvelles adhésions validées en AG.
Envoyer l'appel à cotisation
Préciser le montant, les modes de paiement acceptés (chèque, virement, espèces, CB en ligne), l'échéance, et la possibilité d'un paiement échelonné.
Configurer un compte HelloAsso
Optionnel mais recommandé : créer une page d'adhésion en ligne pour encaisser les cotisations par CB. Gratuit pour l'asso. Voir notre comparatif.
Suivre les paiements
Tenir un tableau de suivi avec : actionnaire, montant dû, date de paiement, mode, statut. Sur Excel ou via un logiciel ACCA dédié.
Relancer les retards
Procédure graduelle : relance écrite à J+15, second rappel à J+30, appel téléphonique à J+45, suspension temporaire à J+60 si prévu au règlement intérieur.
Tenir la comptabilité au fil de l'eau
Saisir chaque recette et dépense dans les jours qui suivent. Conserver toutes les factures dans un classeur dédié ou numérisées.
Section 3 : Plan de chasse et FDC (juin-juillet)
Déposer la demande de plan de chasse
Auprès de la Fédération Départementale des Chasseurs avant la date limite (généralement courant juin). Préciser les attributions souhaitées par espèce.
Recevoir les bracelets
Vérifier les numéros à réception. Mettre à jour le registre des bracelets attribués vs disponibles. Voir notre guide plan de chasse.
Régler les cotisations FDC
Cotisation départementale + cotisations spécifiques (grand gibier, ACCA). Conserver les preuves de paiement.
Participer à l'AG de la FDC
Le président de l'ACCA y représente l'association. Date généralement en avril-mai. Préparer les questions à poser.
Section 4 : Lâchers et terrain (juin-août)
Commander les faisans
Auprès d'un éleveur agréé. Date limite généralement fin juin pour livraison juillet-août. Quantité à valider en bureau selon le budget.
Commander les perdreaux
Idem faisans. Privilégier les races adaptées au territoire (perdrix rouge en montagne, perdrix grise en plaine).
Préparer les sites de lâcher
Repérer les zones, installer les volières d'accoutumance si nécessaire, vérifier l'accès aux points d'eau et à la nourriture.
Entretenir miradors et observatoires
Faire le tour des installations en juin-juillet. Remplacer ce qui est cassé, sécuriser les accès. Prévoir un budget travaux dans le budget prévisionnel.
Préparer les agrainages
Si autorisés dans votre département. Voir notre guide agrainage sanglier 2026 pour la réglementation.
Section 5 : Réglementation et sécurité (juillet-septembre)
Vérifier les permis de chasse
Demander à chaque actionnaire copie de son permis validé pour la saison 2026-2027. Vérifier validité, photo et signature.
Vérifier les assurances
Souscription assurance responsabilité civile chasse pour chaque actionnaire. Souvent incluse avec la validation annuelle du permis.
Mettre à jour le règlement intérieur
Si modifications votées en AG. Distribuer la version à jour à tous les actionnaires.
Réunion de pré-ouverture
Réunir tous les actionnaires en septembre, avant l'ouverture, pour rappel des consignes de sécurité, du calendrier des battues, et de la répartition des bracelets.
Désigner les chefs de battue
Les nommer officiellement et leur fournir les outils nécessaires : carnet de battue, registre, gilets fluo, drapeaux, etc.
Section 6 : Communication et outils (continu)
Mettre en place un canal de communication
Groupe WhatsApp ou Telegram pour les actionnaires. Permet de partager calendrier des battues, informations urgentes, photos de prélèvements.
Préparer le carnet de prélèvements 2026-2027
Numérique ou papier. Doit comporter : date, lieu, espèce, sexe, poids, chasseur, n° bracelet. Voir carnet de chasse en ligne.
Choisir ou améliorer ses outils de gestion
Excel, papier, ou logiciel spécialisé ? Pour les ACCA de plus de 25 actionnaires, un outil dédié fait gagner 10 à 15 heures par saison.
Communiquer le bilan de préparation aux actionnaires
Fin août : envoyer un récap avec le calendrier d'ouverture, les bracelets attribués, les lâchers effectués, et les consignes de sécurité.
La préparation de la saison de chasse est un marathon de 4 mois. Le secret : commencer tôt (dès mai pour l'AG), répartir les tâches entre les membres du bureau, et tout tracer dans un outil unique (Excel ou logiciel). Une préparation bien faite = une saison sereine et des actionnaires satisfaits.
Les 5 erreurs à éviter
- Reporter l'AG à juillet-août : trop tard pour voter le budget et lancer les commandes. Faire l'AG fin mai / début juin.
- Sous-estimer le délai de réception des bracelets FDC : compter 4-6 semaines après dépôt de la demande.
- Oublier les jeunes chasseurs : cotisation réduite ou exonérée à voter en AG. Ne pas les laisser sur le côté.
- Ne pas communiquer assez tôt : les actionnaires apprécient d'avoir les infos par écrit dès juillet.
- Tout faire à la dernière minute : septembre est déjà la chasse, plus le temps de gérer l'admin.
Gagnez 15 heures sur la préparation de votre saison
GestionChasse automatise les cotisations, les bracelets, les lâchers et le bilan AG., sans CB demandée.
Demander une démoFoire aux questions
La saison de chasse 2026-2027 ouvre officiellement le deuxième dimanche de septembre 2026 pour la plupart des espèces. Les dates exactes sont fixées par arrêté préfectoral et varient selon les départements. Fermeture : fin février 2027 (sanglier) ou fin janvier 2027 (chevreuil, cerf).
Dès le mois de mai. Les étapes clés : AG annuelle (mai-juin), appel à cotisations (mai-juillet), demande de plan de chasse à la FDC (juin), commande des lâchers (juin-juillet), puis ouverture officielle en septembre.
Liste à jour des actionnaires avec cotisations payées, carnet de prélèvements vierge, bracelets de la FDC, validation annuelle du permis pour chaque actionnaire, attestation d'assurance responsabilité civile chasse, règlement intérieur à jour.
Procédure graduelle : relance écrite à J+15, second rappel à J+30, appel téléphonique à J+45, suspension temporaire à J+60 si prévu au règlement intérieur, exclusion validée en bureau au-delà de J+90. Voir notre guide gérer les cotisations.
Pas obligatoire. Une petite ACCA peut tout gérer sur Excel ou papier. À partir de 25-30 actionnaires, un logiciel spécialisé fait gagner 10 à 15 heures par saison : cotisations, bracelets, carnet de prélèvements, bilan AG.