Préparer son AG d'ACCA : la checklist du trésorier

Pourquoi anticiper son AG d'ACCA

L'Assemblée Générale d'une ACCA n'est pas une formalité administrative. C'est le moment où le bureau rend des comptes aux sociétaires, où les décisions importantes sont prises (montant des cotisations, plan de chasse, dates d'ouverture, renouvellement des membres du bureau) et où la légalité de l'association se joue. Une AG mal préparée, c'est l'assurance d'une assemblée tendue, de décisions contestées, voire d'une non-conformité avec la loi Verdeille qui régit le fonctionnement des ACCA.

La bonne nouvelle : avec une préparation méthodique sur 6 semaines, l'AG devient une formalité fluide. Le mauvais réflexe : tout faire dans la dernière semaine.

Le rétroplanning d'une AG d'ACCA

Voici le calendrier idéal pour préparer une AG sereine. Les délais sont indicatifs mais respectent les contraintes légales (notamment le délai de convocation inscrit dans la plupart des règlements intérieurs d'ACCA).

Le rôle clé du trésorier dans la préparation de l'AG

Le trésorier est la personne la plus sollicitée dans les semaines qui précèdent une AG. C'est lui qui doit présenter le bilan financier de la saison écoulée, justifier chaque dépense, expliquer les recettes, et proposer le budget de la saison à venir. Sa préparation conditionne en grande partie le climat de l'AG.

Les comptes à présenter

Le bilan financier d'une AG d'ACCA doit comporter au minimum :

• Le tableau des recettes : cotisations des sociétaires titulaires, cotisations des extérieurs, ventes de cartes, manifestations (vente de diots, ball-trap, repas associatif, loto), subventions éventuelles, sponsors
• Le tableau des dépenses : location de territoire, achat de gibier de repeuplement, frais de fonctionnement, frais d'AG, achats de bracelets fédéraux, indemnités de gardes particuliers, assurances
• Le solde de trésorerie en début et fin de saison, avec rapprochement bancaire
• Le compte de résultat simplifié : recettes – dépenses = bénéfice / déficit
• Le budget prévisionnel N+1 avec proposition de cotisation si modification

Les documents à imprimer pour l'AG

L'ordre du jour type d'une AG d'ACCA

Voici un ordre du jour standard que vous pouvez adapter. Le déroulé respecte la logique : on regarde le passé, on tire les leçons, on décide pour l'avenir.

1. Émargement et vérification du quorum (5 min) — Comptabilisation des présents et représentés. Vérifier que le quorum requis par les statuts est atteint avant de commencer les délibérations.
2. Mot d'accueil du président (5 min) — Bienvenue, rappel de l'ordre du jour, rappel des règles de prise de parole.
3. Approbation du PV de l'AG précédente (10 min) — Lecture rapide ou vote sur le PV diffusé en amont.
4. Rapport moral du président (15 min) — Bilan de l'année, faits marquants, remerciements, projets.
5. Rapport cynégétique (15 min) — Bilan des prélèvements par espèce, comparaison avec les saisons précédentes, état du gibier sur le territoire.
6. Rapport financier du trésorier (20 min) — Présentation des comptes, vote d'approbation, quitus.
7. Rapport des vérificateurs aux comptes (5 min) — Validation indépendante des comptes par 2 sociétaires non-membres du bureau.
8. Élections (15 min si renouvellement) — Élection ou renouvellement des membres du bureau selon les statuts (souvent tous les 2 ans).
9. Budget prévisionnel et cotisations N+1 (15 min) — Présentation du budget, proposition de cotisation, vote.
10. Questions diverses (15 min) — Sujets non inscrits à l'ordre du jour soulevés par les sociétaires.
11. Clôture et pot de l'amitié — Convivialité, c'est important.

Le procès-verbal : ne pas le bâcler

Le PV d'AG est un document juridique. Il fait foi en cas de litige, contestation de décision, ou contrôle par la Préfecture. Il doit comporter :

• Date, lieu et heure de l'AG
• Nom de l'ACCA et identité du président de séance + secrétaire
• Nombre de sociétaires présents et représentés / total des sociétaires
• Ordre du jour
• Résumé des débats par point
• Résultat des votes (nombre de oui, non, abstentions)
• Décisions adoptées
• Heure de clôture
• Signature du président et du secrétaire

Le PV doit être consigné dans le registre spécial de l'ACCA (un classeur dédié, paginé et signé). Il est conservé indéfiniment.

Les 5 erreurs à éviter avant et pendant l'AG

1. Convocation envoyée trop tard ou incomplète

La convocation doit obligatoirement mentionner l'ordre du jour exact. Tout point non inscrit ne peut faire l'objet d'un vote (sauf "questions diverses" qui ne donnent pas lieu à délibération formelle). Respectez le délai prévu par votre règlement intérieur, souvent 15 à 21 jours minimum.

2. Bilan financier flou ou approximatif

Présenter "à peu près" les comptes, c'est s'exposer à des questions difficiles. Le trésorier doit pouvoir justifier chaque ligne. La règle : si vous ne pouvez pas répondre en 30 secondes à une question sur une dépense, vous n'êtes pas prêt.

3. Oubli de vérification du quorum

Si le quorum prévu par les statuts n'est pas atteint au début de l'AG, l'AG ne peut pas délibérer valablement. Les décisions prises seraient nulles. Toujours compter les présents et représentés avant de démarrer.

4. Pas de vérificateurs aux comptes désignés

Beaucoup d'ACCA oublient cette étape. Les statuts prévoient généralement la désignation de 2 vérificateurs aux comptes (sociétaires non-membres du bureau) qui examinent les comptes avant l'AG et présentent leur rapport. C'est une garantie d'indépendance importante.

5. PV rédigé plusieurs semaines après

Plus le PV est rédigé tard, plus les détails s'estompent. Idéalement, le secrétaire rédige un premier jet dans les 48h suivant l'AG, puis le fait relire au président pour validation finale dans la semaine.

Outils pour gagner du temps

Préparer une AG quand on jongle entre fichiers Excel, classeurs papier et carnets représente facilement 30 à 40 heures de travail pour le trésorier. Plusieurs outils permettent de réduire drastiquement ce temps :

• Tableur Excel ou Google Sheets : gratuit, mais demande de reconstruire les tableaux chaque année et de tout recroiser à la main
• Logiciel comptabilité associative (HelloAsso, AssoConnect) : bonne gestion des cotisations, mais pas adapté aux spécificités d'une ACCA (pas de gestion du gibier, des cartes de chasse, etc.)
• Logiciel ACCA dédié : génération automatique du bilan, du budget prévisionnel, de la liste d'émargement, du PV pré-rempli. La préparation de l'AG passe de 30h à 3h. Voir le guide complet des logiciels ACCA en 2026

Questions fréquentes